Що таке “тайм-менеджмент”? Якщо дословно це- управління часом. Що призводить до питання, а що таке час і як, власне, їм управляти? Що таке час – ніхто толком не знає, і різних гіпотез на цю тему існує безліч. Моє улюблене визначення: час – це те, що не дає всьому відбуватися одночасно. Таке визначення само по собі визначає і суть процесу управління часом: структурування та ефективний розподіл наявного тимчасового ресурсу між наявними справами і стоять завданнями, включаючи визначення їх черговості та тривалості.


В принципі, планування і розподіл часу – це просто. Точно так же просто, як рахувати гроші.
Існує безліч систем планування (мені відомо близько 10), але більшість з них мало чим відрізняються один від одного, а багато з тих, що не схожі на інші, малопридатні для повсякденної практичної діяльності і носять більше філософський характер. Та система, яку я виробив на практиці для власного використання і з якою знайомлю слухачів на своїх семінарах по тайм-менеджменту, являє собою набір найбільш застосовних практично і зручних у використанні способів і методів планування, до деяких з яких я дійшов сам, інші ж взяті з різних систем інших авторів. В основному – з систем Зайверта, Франкліна та Ректора.
Може, звичайно ж, виникнути питання про корисність тайм-менеджменту. А навіщо мовляв, і так справляємося. Моя відповідь як правило: проведіть хронометраж своєї діяльності хоча б протягом тижня. Довше не треба. І так душа не витримає бачити, скільки часу просто пропадає в порожню. Переконує найзапекліших скептиків.
Коротко, що таке тайм-менеджмент згідно Олександру Хилько.
Безумовно, довгострокове і перспективне планування являє собою інтерес для багатьох, але слідом за тими, на чиїх роботах вчився, дотримуюся точки зору, що найбільш важливою для практичної діяльності частиною системи є щоденне планування. У свою чергу, основним моментом в щоденному плануванні я вважаю визначення пріоритетів справ і завдань. Але про все по порядку.
Отже, що ж потрібно для того, щоб почати планувати? У першу чергу, чітко уявляти собі наявні ресурси і необхідні обсяги витрат цих ресурсів. Говорячи простіше, скільки справ і завдань у нас є чи нам належить, і які запаси часу на їх виконання. Мені до цього дня пам’ятний відповідь одного з менеджерів, які були присутні на моєму семінарі, на питання “що потрібно зробити на самому початку?”. Він сказав: “Відкрити органайзер.” Безперечно. Саме це найкраще зробити в першу чергу. Якщо звичайно в органайзері є на що дивитися.
Перелік справ, майбутніх нам у визначений день, швидше за все буде виглядати наступним чином: справи, заплановані раніше на цей день, перенесені (не виконані напередодні), періодичні, незаплановані. Звичайно ж, незаплановані – вони і є незаплановані, а значить, в наш план в його первісному вигляді не внесені. Досить того, що ми знаємо, що такі справи час від часу виникають, і виділяємо в своєму плані резерв часу для них. Посилаючись на Зайверта – 40% від загальної кількості часу.
А далі належить зробити саме, на мій погляд, цікаве, і, як я вже говорив, найважливіше – зробити оцінку майбутніх справ. Оцінюємо: важливість, терміновість, тривалість.
Оцінка важливості. Більшість людей робить це інтуїтивно, і такий спосіб хороший, якщо рішення про важливість тієї чи іншої справи треба прийняти швидко, на ходу. Якщо ж є час подумати, проаналізувати, порахувати, то краще вдатися до одного з способів, що дозволяють привнести в прийняте рішення більше об’єктивності. Способів багато: порівняльна оцінка, факторна, експертна, і т.д. Немає потреби детально їх тут розписувати, тому що всі вони добре відомі, і методичної літератури з цього питання більш ніж достатньо. Хоча на семінарах я, звичайно, розповідаю про це докладно.
Терміновість – справа зрозуміла. Терміновість залежить від інших людей – партнерів, клієнтів, постачальників, чиновників і т.п. Терміновість – це близькість того моменту, до якого деякий справа має бути зроблено обов’язково.
Поєднання ж важливості і терміновості називають пріоритетом, і виходячи з нього визначають черговість справ.
Згідно Ейзенхауера:
Пріоритет “А”: ті справи, які ми називаємо першочерговими, невідкладними, найважливішими, і т.д. Це те, за виконання чого слід братися, як тільки воно виникло, і поки не закінчимо, не займатися нічим іншим. Це ті справи, результати яких приносять найбільшу вигоду або користь, і це ті справи, невиконання яких призводить до наслідків, найгіршим з можливих. Найпростіше привести конкретний приклад такої справи для тих, хто займається продажами: це поява в поле зору покупця.
Пріоритет “В”: це справи, які є важливими, але не терміновими. Їх потрібно зробити обов’язково, але можна зайнятися цим пізніше, після того, як зроблені справи першочергові.
Пріоритет “С”: справи, які не є важливими (або, іншими словами, є менш важливими, ніж ті, про які йшлося в попередніх двох абзацах), але тим не менше, їх потрібно зробити до певного терміну. Найкраще таку справу комусь доручити. Якщо ж нікому, його можна відкласти, але при цьому пам’ятати, що справа занадто довго відкладали одного разу може стати невідкладним. Доручаючи ж щось іншій людині, потрібно чітко уявляти собі наступні моменти: кому саме, і чому саме цій людині слід дану справу доручити; як, за допомогою чого і в які терміни він має це доручення виконати; як будемо контролювати виконання. Необхідно також враховувати власну систему пріоритетів тієї людини, якій даємо доручення, і подбати про те, щоб виконання дорученого мало для нього пріоритет досить високий.
Оцінка тривалості. Якщо коротко, то ймовірна тривалість майбутніх справ ми оцінюємо на підставі досвіду, свого або чужого. Звичайно ж, нерідко реально на щось доводиться витратити більше часу, ніж планувалося, але буває і так, що те, що можна було б зробити швидше, тягнеться помітно довше тільки тому, що так було заплановано.
Далі логіка проста. Наявний запас часу ми розподіляємо між запланованими на даний день справами відповідно до їх пріоритету (черговістю), резервуємо 40% запас на справи непередбачені і на так звану “спонтанну активність”, то, що не вмістилося в сьогоднішній план переносимо на інші дні, і приступаємо. Звичайно ж, в реальності все трохи складніше і не виходить так просто, струнко і красиво. Але, якщо у нас є конкретний план того, що потрібно і що належить робити, він допомагає нам орієнтуватися в тому, що відбувається, де знаходимося і що робити далі.
Мене часто просять дати прості і конкретні практичні поради щодо того, як організувати свій робочий час. Будь ласка. Ось вони.
Ведіть хронометраж. Першу причину, по якій це варто робити, я вже називав, друга полягає в тому, що хронометраж є дуже потужним інструментом підвищення самодисципліни. Роблячи регулярно хронометраж, ми несвідомо, самі того не помічаючи по початку, стаємо людьми більш зібраними і організованими.
Відзначаючи, скільки часу і на що витратили, відзначайте також, яку користь вам це принесло і яким чином це допомогло вам у досягненні ваших головних життєвих цілей та реалізації цінностей. З чого випливає, що якщо раптом у вас ще немає глобальних цілей і цінностей, негайно ними обзаведіться.
Обов’язково виконуйте план в письмовому вигляді. Від того, що просто було складено в голові, легко відмахнутися.
Природно, є ще про що на цю тему порассказивать, але це – вже деталі. Основне і головне ви тільки що прочитали. Мені залишилося тільки висловити побажання, яким я закінчую свої семінари з тайм-менеджменту:
Пам’ятайте вислів “Час – гроші”? Хочу висловити надію і побажати, що сьогодні я допоміг вам почати більш успішно перетворювати ваш час у ваші готівку.


Метки: , , ,

Нам цікава ваша думка з цього приводу